Die grössten Zeitmanagement-Irrtürmer

Sollte man wirklich die Pause auslassen um früher fertig zu werden? Ist die Arbeitszeit so besser organisiert? Ein paar Tipps wie man es besser machen kann.

Viele Mitarbeiter meinen, durch Multitasking eine gute Methode gefunden zu haben, ihre Arbeitszeit zu verwalten. Schnell eine E-Mail schreiben und dabei essen und gleichzeitig den Kollegen über den Projektstand informieren. Klingt effektiv, ist es aber meistens nicht.

1. Irrtum: Zeit kann man managen.

Nur der Umgang mit der Zeit kann sinnvoller und professioneller konfiguriert werden, denn die Zeit vergeht, ohne dass wir darauf Einfluss haben.

2. Irrtum: Ich habe keine Zeit.

Der Tag hat 24 Stunden, darauf sollte man sich konzentrieren. Denn Zeit hat man eigentlich genug. Es geht vielmehr darum zu identifizieren welche Aufgaben sinnlos sind und einen nicht weiterbringen. Prioritäten setzen und Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Relevanz bewerten. Muss dieses Meeting wirklich sein? Müssen diese Emails beantwortet werden? Könnte das auch delegiert werden? „Menschen, die die Einstellung haben, dass sie genügend Zeit haben, gehen strategisch vor, wirken nach aussen souveräner und erzielen im gleichen Zeitraum bessere Ergebnisse als hektische Zeit-Pessimisten.“ So Lothar Seiwert, führender Experte für Zeitmanagement.

3. Irrtum: Schneller ist besser.

Besonders in hektischen Zeiten bekommt man das Gefühl, Aufgaben schnell noch erledigen zu wollen. Dabei ist es ratsamer konzentriert zu arbeiten um grobe Fehler zu vermeiden. Was nicht dringend ist, kann auch in aller Ruhe abgearbeitet werden. Das Eisenhower Prinzip hilft Aufgaben richtig einzuordnen und Prioritäten zu setzen.

4. Irrtum: Viel hilft viel.

Steht man ständig unter Druck und macht vermehrt Überstunden oder versucht jeden Termin wahrzunehmen, kommt man schneller an seine Grenzen. Man sollte besser probieren nicht seinen ganzen Tag zu verplanen und auch Raum für Unvorhergesehenes zu lassen. Es hilft auch das Pareto Prinzip anzuwenden (80-20 Regel).

5. Irrtum: Internet und Smartphone sparen Zeit.

Keine Frage, die Digitalisierung erleichtert den Arbeitsalltag, aber sie führt zur Informationsflut und zusätzlichem Stress auch ausserhalb der Arbeitszeit. Hier rät man ein getrenntes Diensthandy zu verwenden um es gezielt liegen lassen zu können. Auch während des Tages sollte man sich bewusst zwei bis drei Mal Zeit nehmen, um Emails zu beantworten.

6. Irrtum: Durch Multitasking gewinnt man Zeit.

Der Schein trügt, denn wer gleichzeitig versucht zu telefonieren und Emails zu schreiben spart nicht wirklich Zeit. So passieren Flüchtigkeitsfehler und insgesamt braucht man länger. „Aufgrund der Erkenntnisse der modernen Hirnforschung weiss man heute, dass man nur eine Sache richtig machen kann“, sagt Seiwert. Aufgaben am besten der Reihe nach abarbeiten und die wichtigen und dringlichen vorweg. Und für noch konzentrierteres Arbeiten auch mal einen Tag im Home Office einlegen.

7. Irrtum: Pausen sind überflüssig.

Niemand kann ständig auf vollen Touren laufen. Schon kleine Pausen geben viel Energie und Kraft. Nach 90 Minuten, aber spätestens nach 2 Stunden braucht jeder eine Pause, sonst sinkt die Leistung ab. Was man dann macht spielt keine Rolle, Hauptsache nichts Arbeitstechnisches. Ein Wechsel von regelmässigen Pausen und konzentrierten Arbeitsphasen sorgt für höchste Produktivität.  

8. Irrtum: Jedes Meeting ist wichtig.

Meetings nehmen heutzutage oft viel unseres Arbeitsalltages ein. Dabei sind die meisten überflüssig. Wer ein Meeting organisiert sollte sich gezielt vorbereiten und überlegen, was er damit bezwecken möchte und wer dabei sein muss. So reicht meistens eine halbe Stunde.